用multiple inboxes提高gmail的使用效率

自从离职以后, gmail 就一直是我的主力信箱. 我处理信件有一个习惯, 就是尽量不在Inbox里留信. 无关紧要的就删除, 有保留价值的, 或者已有结论的信件,都加上label后archive. Inbox里的信件, 要么是需要去做的事情, 要么是悬而未决的问题, 其他的就两个选择, archive或者delete.其实就是用一些GTD的方法来管理邮件, 要做的事情一目了然, 重要的内容不会在一大堆信件中被忽略, 而且每当Inbox真得被清空, gmail提示你可以去看看greader的时候,能有那么一点点成就感.

不过事情慢慢多起来, 比如有多个项目在进行, 比如系统的状态通知及警告或者代码有新的check-in需要review等等. 虽然可以用label来为不同类别的事情做划分, 但他们在Inbox里仍然是凌乱的堆在一起. 如果直接archive到分类里去, 又很容易被忽略. 处理邮件的效率就会遇到瓶颈.

最近Gmail推出了Multiple Inboxes, 提供了这样一个可能性, 就是需要你关注的邮件仍然可以出现在邮箱的首页里, 更重要的是, 它们可以是分类排放好的. 这简直就是给Inbox清空分子专门设计的功能.

利用这个功能, 当然先要设置好Filter来为信件加上合适的label并且Skip the Inbox (Archive it). 以前很多时候是不能选择Skip the Inbox (Archive it), 因为这样就消失了. 现在没关系, 只要你把要关注的信件再加入Multiple Inboxes就可以了. 这么做可以保证在Inbox里的只有未分类的待处理信件, 如果你分类做得好, 处理这部分内容会很快. 而其他待处理的内容, 都会很有条例的排列在一个个Multiple Inboxes中.

对于选择什么样的内容在Multiple Inboxes里, 每个人应该都有自己的方法. 一般我首先会留一个给所有加了todo label的信件. 如果项目不多, 可以一个项目占一个Inbox. 如果多可以根据情况几个项目共用一个, 比如公司项目一个, 关注的开源项目一个. 对于一些日常需要处理的信件, 比如server reports, bug reports, check-in notice等等,可以分一到两个. 如果最后能剩一个,可以分给starred. 另外, 要想设置得心应手, 一定要熟悉gmail的搜索选项, 建议好好学习一下这篇文档.

2 thoughts on “用multiple inboxes提高gmail的使用效率

  • Skip the Inbox (Archive it)后有两个小问题,不知道你有没有什么解决办法:
    1、以前的桌面邮件通知工具都检查不到Archive后的新邮件了。
    2、删除的邮件也在自定义inbox里,只能把他们全清空了才能让他们不出现。

  • 1.如果比较依赖桌面邮件通知工具,可能要等桌面邮件通知工具支持multiple inboxes了.
    2.这个是可以选择的吧?我的删除了就不出现了.只在下面有个提示.

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