用multiple inboxes提高gmail的使用效率

自从离职以后, gmail 就一直是我的主力信箱. 我处理信件有一个习惯, 就是尽量不在Inbox里留信. 无关紧要的就删除, 有保留价值的, 或者已有结论的信件,都加上label后archive. Inbox里的信件, 要么是需要去做的事情, 要么是悬而未决的问题, 其他的就两个选择, archive或者delete.其实就是用一些GTD的方法来管理邮件, 要做的事情一目了然, 重要的内容不会在一大堆信件中被忽略, 而且每当Inbox真得被清空, gmail提示你可以去看看greader的时候,能有那么一点点成就感. 不过事情慢慢多起来, 比如有多个项目在进行, 比如系统的状态通知及警告或者代码有新的check-in需要review等等. 虽然可以用label来为不同类别的事情做划分, 但他们在Inbox里仍然是凌乱的堆在一起. 如果直接archive到分类里去, 又很容易被忽略. 处理邮件的效率就会遇到瓶颈. 最近Gmail推出了Multiple Inboxes, 提供了这样一个可能性, 就是需要你关注的邮件仍然可以出现在邮箱的首页里, 更重要的是, 它们可以是分类排放好的. 这简直就是给Inbox清空分子专门设计的功能. 利用这个功能, 当然先要设置好Filter来为信件加上合适的label并且Skip the Inbox (Archive it). 以前很多时候是不能选择Skip the Inbox (Archive it), 因为这样就消失了. 现在没关系, 只要你把要关注的信件再加入Multiple Inboxes就可以了. 这么做可以保证在Inbox里的只有未分类的待处理信件, 如果你分类做得好, 处理这部分内容会很快. 而其他待处理的内容, 都会很有条例的排列在一个个Multiple Inboxes中. 对于选择什么样的内容在Multiple Inboxes里, Read more about 用multiple inboxes提高gmail的使用效率[…]

天天Deadline

什么叫天天Deadline?早上一来办公室,布置任务,明天交活。这就是我这几天的工作状态。说实话,这是一种很高效的工作方式。高中的时候,每周要交两篇周记,很痛苦,往往都要拖到周日一下写两篇。天天deadline就象老师每天布置的作业,明天一定要交,没有procrastinate的可能性。 对于一个项目的管理,除了长期计划,更需要把工作细化,使之在短时间段内可以监控。细化的粒度越小,可控性越强,效率越高。同时,阶段性的成就感也能抵消一部分工作压力。 细化工作存在风险,预期时间的单位量越小,和实际完成时间产生误差的机会和偏差量就越大。以周计算的工作,一周内的各项工作之间有所调整,可以缓冲由某部分工作超过预期带来的偏差。如果以天来划分工作,一天内工作量估计的不足往往没有回旋余地。 如何在提高效率和降低风险之间找到结合点,可能就是项目管理的艺术了。